Nichts wie raus

Früher Feierabend machen? Leichter gesagt als getan! Wer viel mit anderen kommuniziert, tut das noch immer am häufigsten per E-Mail. Aber die ist angesichts moderner Alternativen ein echter Zeitfresser geworden, sagt Frauke Kempner. Sie ist Fachdozentin für Digital Education und Leadership an der SRH Fernhochschule – The Mobile University und hat uns ihre besten Alternativen zu nervigen Endlosmails verraten – damit es auch klappt mit dem frühen Feierabend.

Ein Trend, der natürlich aus den USA kommt: 2004 schrieb die Ratgeber-Autorin Laura Stack ihr Buch „Leave the office earlier“. Darin gibt sie Tipps, wie Mitarbeitende ihre Arbeit am Schreibtisch effizienter gestalten, schneller fertig werden und früher Feierabend machen können. Weil ihr das so wichtig war, schlug Stack gleich einen eigenen Gedenktag vor. Heute erfreut sich der Mach-früher-Feierabend-Tag auch bei uns zunehmender Beliebtheit. Dass er am 2. Juni stattfindet, liegt übrigens daran, dass Stack einfach ihren eigenen Geburtstag als Datum wählte.

Das Thema in den Fokus zu rücken, sei aber wichtiger denn je, sagt Frauke Kempner: „Haben Sie schon einmal darüber nachgedacht, wie viele E-Mails Sie pro Woche bekommen? Und wie lange Sie damit beschäftigt sind, diese zu bearbeiten? Im Schnitt sind es für Büroangestellte in Deutschland rund 30 E-Mails pro Tag. Mindestens 15 Stunden pro Woche gehen fürs Abarbeiten dieser Nachrichtenflut drauf!“

Mails ohne Ende – das muss nicht sein

Zahlreiche Studien hätten obendrein belegt, wie ineffizient und sogar störend E-Mails sind. 36-mal pro Tag checken Mitarbeitende im Schnitt ihr Postfach – schließlich macht es ja auch bei den meisten „Ping“, wenn eine neue Mail aufpoppt. Das bringt früher oder später jeden aus dem Konzept. „Bei den meisten Mails geht es um banale Anfragen oder man ist dank schlecht durchdachter Empfänger- und CC-Listen im Loop – und freut sich dann riesig, wenn andere zum Beispiel unüberlegt an alle antworten, anstatt den Absender direkt anzusprechen.“

Dabei gäbe es längst moderne Tools, die viel effizienter für den Austausch im Büro seien, findet Frauke Kempner. Microsoft Teams zum Beispiel hätten die meisten schon auf dem Rechner. Teams ist buchstäblich für die gemeinsame Arbeit an komplexen Projekten gemacht. Aufgaben und Verantwortlichkeiten werden direkt zugeteilt, alle Dokumente und Unterlagen stehen jederzeit zentral zur Verfügung. „Die meisten nutzen Teams lediglich als Telefonersatz und kennen die weiteren Funktionen gar nicht. Würden die Potenziale voll ausgeschöpft, müsste keine einzige E-Mail mehr geschrieben werden. Das gilt auch für alternative Software wie zum Beispiel Asana“, so die Expertin.

Warum nicht mündlich anstatt schriftlich?

Frauke Kempner denkt aber noch einen Schritt weiter: „Vor allem Jüngere nutzen privat viel lieber Sprachnachrichten. Warum nicht auch im Office? Auch dafür gibt es klasse Tools – datenschutzkonform und viel persönlicher als umständlich formulierte Mails.“ Zudem sind Meetings via Videoübertragung eine Alternative, die sich im Zuge der Pandemie etabliert haben. Hier belegt die Forschung, dass sich per Video oder Sprachnachricht viel mehr Informationen vermitteln lassen als in Schriftform. Mimik und Gestik und Intonation der Stimme zeigen zugleich mehr Persönlichkeit und vermitteln Emotionen deutlich besser als im Schriftverkehr. Die App Volley bietet hier einige Möglichkeiten, welche die Kommunikation erleichtern, so die Expertin für Digital Education.

Einfach mal liegenlassen

„Warum außerdem nicht den Kontakten mitteilen, dass man sich weniger E-Mails wünscht? Man kann seine Kolleginnen und Kollegen dahingehend auch ein wenig erziehen“, sagt Kempner mit einem Augenzwinkern. „Das gilt aber noch mehr für einen selbst. Richten Sie sich feste Zeiten zum Bearbeiten von E-Mails ein. Zweimal die Woche reicht, zum Beispiel montags und donnerstags – zumindest für nicht dringende Mails.“

Auch Standardmails vorzubereiten kann viel Zeit einsparen. „Per Mail wird gerne nochmal nachgehakt, obwohl alle Infos längst vorliegen. Wenn man solche Anfragen auch mal liegenlässt oder einfach einen Helpdesk einrichtet, dann lässt die Mailflut meistens deutlich nach.“ Und dann ist er zum Greifen nah – der frühe Feierabend. Wenn nicht heute, wann dann?

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