Unklare Auslandseinsätze werden zum Haftungsrisiko

Internationale Mobilität entzieht sich zunehmend klassischen Steuerungslogiken. Während formale Entsendungen seit der Pandemie zurückgehen, steigt die Zahl kurzfristiger und flexibler Auslandseinsätze deutlich an, häufig ohne zentrale Erfassung oder klare Prozesse. 

Hinzu kommt, dass Mitarbeitende ihre Arbeitgeber oft erst nachträglich darüber informieren, dass sie aus dem Ausland arbeiten. Für HR-Abteilungen entsteht daraus ein strukturelles Problem: fehlende Transparenz über Aufenthaltsorte, Verantwortlichkeiten und rechtliche Rahmenbedingungen. 

„Viele Unternehmen wissen heute schlicht nicht mehr genau, wer sich wann wo aufhält und welche rechtlichen und steuerlichen Konsequenzen damit verbunden sind“, erklärt Björn Spilles, Partner bei dhpg und Teil des Expertennetzwerks CROSS GLOBE. Solche Fälle gehören mittlerweile zum Alltag in der Beratung und entstehen oft schleichend im laufenden Betrieb. Besonders kleine und mittelständische Unternehmen verfügen dabei häufig nicht über das notwendige Know-how, während größere Organisationen vor allem mit der Komplexität und Menge internationaler Fälle kämpfen. 

„Wir sehen in der täglichen Praxis, dass Probleme häufig erst dann sichtbar werden, wenn sie bereits eingetreten sind“, ergänzt Benedikt Grass, CMO von PassportCard. Er erklärt: „Dabei lassen sich viele dieser Fälle durch frühzeitige Abstimmung und klare Prozesse vermeiden.“ Unternehmen sind regelmäßig verpflichtet, die rechtlichen und versicherungsrelevanten Rahmenbedingungen bei Auslandseinsätzen zu prüfen und eine angemessene Absicherung sicherzustellen. Wird dies versäumt, entstehen nicht nur zusätzliche Kosten, sondern auch rechtliche Risiken.

Absicherung wird häufig erst im Problemfall geklärt

In der operativen Praxis werden zentrale Fragen zu Versicherung, Steuer und Sozialversicherung häufig zu spät adressiert. Statt Teil der Planung zu sein, wird Absicherung oft erst dann berücksichtigt, wenn der Auslandseinsatz bereits läuft oder erste Schwierigkeiten auftreten. Neben Versicherungsfragen zählen auch steuerliche Unsicherheiten zu den häufigsten Problemfeldern, insbesondere dann, wenn im Vorfeld keine klare Regelung zur Steuerlast getroffen wurde. „Absicherung wird in vielen Fällen erst ganz am Ende mitgedacht. Dann entstehen Lösungen, die im Ernstfall nicht ausreichen“, weiß Horst Palgen von BüchnerBarella. 

Besonders kritisch ist, dass Deckungslücken häufig erst im Leistungsfall sichtbar werden. Unternehmen tragen dann zusätzliche Kosten und riskieren im schlimmsten Fall den Abbruch ganzer Einsätze. In Einzelfällen kann es – wie in einem Praxisbeispiel aus den USA – dazu kommen, dass ein Mitarbeiter entsendet wurde, ohne dass sein sozialversicherungsrechtlicher Status vollständig geklärt war. Erst vor Ort stellte sich heraus, dass kein ausreichender Versicherungsschutz bestand. Der Einsatz stand kurz vor dem Abbruch, inklusive bereits investierter Kosten für Visa, Umzug und Einarbeitung. Nur durch die enge Abstimmung zwischen Beratung, Makler und Versicherer konnte kurzfristig eine Lösung gefunden werden. „Ohne diese Zusammenarbeit wäre der Einsatz gescheitert“, so Spilles.

Fehlende Vorbereitung kann zu strukturellen Risiken führen

Aus Sicht der Experten sind solche Fälle selten Einzelfälle. Häufig fehlt es an klaren Prozessen und Zuständigkeiten. Internationale Einsätze werden nicht als durchgängiger Gesamtprozess gesteuert, sondern fragmentiert behandelt. CROSS GLOBE bündelt dabei Expertise aus Steuer-, Rechts- und Versicherungsberatung, um Unternehmen ganzheitlich bei internationalen Einsätzen zu unterstützen. 

„Wer erst reagiert, wenn Probleme auftreten, hat am Ende deutlich mehr Aufwand und Kosten“, betont Spilles. Entscheidend ist daher eine systematische Vorbereitung vor Beginn eines Auslandseinsatzes. Unternehmen müssen frühzeitig klären, welche steuerlichen, sozialversicherungsrechtlichen und versicherungsrelevanten Aspekte betroffen sind, und die entsprechenden Experten einbinden. Zentral ist dabei eine vollständige Sachverhaltsermittlung. Arbeitsort, Aufenthaltsdauer, familiäre Situation und vertragliche Rahmenbedingungen müssen im Vorfeld klar erfasst werden. Nur auf dieser Basis lassen sich tragfähige Lösungen entwickeln. 

Für Unternehmen bedeutet das, Transparenz zu schaffen, klare Zuständigkeiten festzulegen und Auslandseinsätze zentral zu erfassen. Internationale Mobilität ist keine Einzelfallentscheidung mehr, sondern eine kontinuierliche Steuerungsaufgabe. Neben finanziellen Schäden drohen auch Reputationsrisiken, wenn fehlgeschlagene Einsätze die Attraktivität als Arbeitgeber beeinträchtigen. „Unsere Aufgabe ist es, Risiken frühzeitig sichtbar zu machen und Unternehmen dabei zu unterstützen, internationale Einsätze strukturiert aufzusetzen“, erklärt Grass und schließt ab: „So lassen sich Probleme vermeiden, bevor sie entstehen.“

Foto: Benedikt Grass, CMO bei PassportCard